Macros

¿Qué es una macro?

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asociar el evento de OnClick del botón a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que realice cada vez que se hace clic en el botón.

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Cuando se crea una macro, seleccione cada acción de una lista desplegable y, a continuación, rellene la información necesaria para cada acción. Las macros permiten agregar funcionalidad a formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo Visual Basic para aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y la mayoría de las personas más fácil generar una macro que to escribir el código VBA.

Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde uno de los formularios de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a continuación, cree una macro que inicie el informe. La macro puede ser una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que se enlaza al evento OnClick del botón o la macro puede estar incrustada directamente en el evento OnClick del botón propio: una nueva característica de Office Access 2007. En ambos casos, al hacer clic en el botón, la macro se ejecuta e inicia el informe.

Las macros se crean con el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustración.

Para mostrar el generador de macros:

• En la ficha crear, en el grupo otros, haga clic en macros. Si este comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del módulo o el botón del Módulo de clase y, a continuación, haga clic en macros. 
  Sugerencia: El generador de macros se ha rediseñado en Access 2010 para que sea aún más fáciles de crear, modificar y compartir macros de Access.

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Obtener información sobre macros

El término macro con qué frecuencia se usa para hacer referencia a objetos de macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el panel de navegación), pero en realidad, un objeto macro puede contener varias macros. En ese caso, se conoce como un grupo de macros. Se muestra un grupo de macros en el panel de navegación como un objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros contiene más de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre de la columna Nombre de Macro identifica cada macro.

Una macro consta de acciones de macro individuales. Mayoría de las acciones requiere uno o más argumentos. Además, puede asignar nombres a las macros de un grupo de macros y puede agregar condiciones para controlar cómo se ejecuta cada acción. Las secciones siguientes describen cada una de estas características con más detalle.

Nombres de macro

Si el objeto de macro contiene solo una macro, nombres de macro son necesarios. Solo puede hacer referencia a la macro por el nombre del objeto de macro. Sin embargo, en el caso de un grupo de macros, debe asignar un nombre único para cada macro. Si la columna Nombre de Macro no está visible en el generador de macros, haga clic en Nombres de Macro  en el grupo Mostrar u ocultar en la pestaña Diseño. Para obtener más información acerca de cómo ejecutar macros en grupos de macros aparece más adelante en este artículo.

Argumentos

Un argumento es un valor que proporciona información a la acción, como la cadena que se muestre en un cuadro de mensaje, qué control para operar, y así sucesivamente. Algunos argumentos son necesarios y otros son opcionales. Argumentos son visibles en el panel Argumentos de acción en la parte inferior del generador de macros.

Una nueva característica de Office Access 2007 generador de macros es la columna argumentos, que permite ver (pero no editar) los argumentos de la acción en la misma línea que la acción. Esto facilita un poco más fácil leer la macro porque ya no tiene que seleccionar cada acción para mostrar sus argumentos. Para mostrar la columna argumentos, haga clic en argumentos  en el grupo Mostrar u ocultar en la pestaña Diseño.

Condiciones

Una condición especifica ciertos criterios que deben cumplirse antes de que se realizará una acción. Puede usar cualquier expresión que se evalúa como verdadero o falso o sí/no. La acción no se ejecutará si la expresión se evalúa como falso, No, o 0 (cero). Si la expresión se evalúa como cualquier otro valor, se ejecutará la acción.

Puede tener el control de una condición más de una acción escribiendo puntos suspensivos (...) en la columna condición para cada acción subsiguientes que desea aplicar a la condición. Si la expresión se evalúa como falso, No, o 0 (cero), ninguna de las acciones se realizan. Si la condición se evalúa como cualquier otro valor, se realizan todas las acciones.

Para mostrar la columna condiciones en el generador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en condiciones  .

Use esta expresión para realizar la acción	If:
[Ciudad]="París"	París es el valor de Ciudad en el campo del formulario desde el que se ejecutó la macro.
DCont ("[IdPedido]", "pedidos") > 35	Hay más de 35 entradas en el campo IdDePedido de la tabla Pedidos.
DCont ("*", "Detalles de pedido", "[IdPedido] = Forms! [ ¡Pedidos]! [IdPedido] ") > 3	Hay más de 3 entradas en la tabla de detalles de pedido para que el campo IdPedido de la tabla coincide con el campo IdPedido del formulario Pedidos.
[FechaEnvío] Entre #2-Feb-2006 # y #2 de marzo de 2006 #	El valor del campo FechaEnvío del formulario desde el que se ejecuta la macro es no anterior al 2 de febrero de 2006 y no es posterior al 2 de marzo de 2006.
¡Formularios! [Productos]! [Panel] < 5	El valor del campo UnidadesEnExistencias del formulario Productos es inferior a 5.
EsNulo([Nombre])	El valor nombre del formulario desde el que se ejecuta la macro es nulo (no tiene ningún valor). Esta expresión es equivalente a [nombre] es nulo.
[País] = "Reino Unido" y formularios! [Ventas totales]! [TotalPedidos] > 100	El valor en el campo país o región en el formulario desde el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario TotalVentas es mayor que 100.
[País o región] En ("Francia", "Italia", "España") y Len([PostalCode]) <> 5	El valor en el campo país o región en el formulario desde el que se ejecuta la macro es Francia, Italia o España y el código postal no tiene 5 caracteres.
CuadroMsj("¿Confirmar cambios?";1)=1	Hacer clic en Aceptar en un cuadro de diálogo en el que la función CuadroMsj muestra "Confirmar changes?". Si hace clic en Cancelar en el cuadro de diálogo, Access omite la acción.
[TempVars]! [MsgBoxResult] = 2	La variable temporal que se utiliza para almacenar el resultado de un cuadro de mensaje se compara con 2 (vbCancel = 2).

Sugerencia: Para hacer que Access omita temporalmente una acción, especifique Falso como condición. Omitir temporalmente una acción puede ser útil al solucionar problemas de una macro.

Informes

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

¿Qué se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

• Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
• Archivar instantáneas de los datos.
• Aportar detalles sobre un registro concreto.
• Crear etiquetas.

Partes de un informe

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección	Cómo se muestra la sección al imprimirse	Dónde se puede usar la sección
Encabezado del informe	Al inicio del informe.	El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
Encabezado de página	Al principio de cada página.	El encabezado de página se usa para repetir el título del informe en todas las páginas.
Encabezado de grupo	Al inicio de cada grupo de registros nuevo.	El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.
Detalle	Aparece una vez por cada fila del origen de registros.	Aquí se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.
Pie del grupo	Al final de cada grupo de registros.	El pie de grupo se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.
Pie de página	Al final de cada página.	El pie de página se usa para imprimir números de página o información sobre cada página.
Pie del informe	Al final del informe. Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.	El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

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Crear un informe en Access

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

• Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
• Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
  • Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,
    O bien:
  • Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta	Descripción
Informe	Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de informe	Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.
Informe en blanco	Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.
Asistente para informes	Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.
Etiquetas	Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
   Access muestra el informe en la vista Presentación.
2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:
   • Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
   • Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
   • Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.
     Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.
2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.
3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para más información sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, consulte el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

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Resaltar datos con formato condicional

Access incluye herramientas para resaltar los datos en un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente también puede agregar barras de datos para comparar los datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .
2. Seleccione los controles necesarios y, en la pestaña Formato del grupo Formato de controles, haga clic en Formato condicional.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.
4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla: 
   • Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.
   • Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.
2. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4.

Personalizar el color y las fuentes

Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes.

1. Para abrir un informe en la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en el Panel de navegación y después pulse en Vista Diseño.
2. En las opciones de Herramientas de presentación de informe, en la pestaña Diseño, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe.
3. Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.

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Agregar un logotipo o una imagen de fondo

Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use.

Para agregar o quitar una imagen:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.
2. En el informe, haga clic en la posición donde quiera agregar la imagen y, en el grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño, haga clic en Logotipo.
3. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe.
4. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar en el menú contextual.

Para agregar una imagen de fondo:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.
2. En el grupo Fondo de la pestaña Formato, haga clic en Imagen de fondo.
3. Seleccione una imagen de la Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione una imagen y haga clic en Aceptar.

Obtener una vista previa e imprimir un informe

Obtener una vista previa de un informe

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:
   • Imprimir el informe
   • Ajustar el diseño o tamaño de la página
   • Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez
   • Actualizar los datos del informe
   • Exportar el informe a otro formato de archivo
2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa: